Manter o bom desempenho profissional é essencial para obter sucesso nos negócios. Infelizmente, isso nem sempre é realidade no ambiente de trabalho, e boa parte do expediente é perdida com o que menos interessa.

Ao estudar 38 mil profissionais de 200 países, incluindo o Brasil, a Microsoft descobriu que cerca de 17 horas semanais no trabalho são perdidas. Estudos mais recentes afirmam que só 39% do expediente é aproveitado.

É preciso mudar esse cenário e otimizar o expediente, aproveitando-o para privilegiar as tarefas importantes. Neste post, reunimos 6 dicas para fazer isso de forma certeira e ter um ótimo desempenho profissional. Acompanhe!

  • Comece o dia usando a matriz do tempo

Muitos profissionais começam o dia “apagando incêndio”, isto é, resolvendo os problemas mais urgentes. A questão é que eles nem sempre são os mais importantes, nem mesmo prioridade para o expediente.

Em razão disso, o ideal é começar o dia usando a matriz do tempo para identificar o que merece atenção. A matriz classifica as tarefas em duas variáveis: importância e urgência. Logo, há tarefas:

  1. importantes e urgentes;
  2. importantes e não urgentes;
  3. não importantes e urgentes;
  4. não importante nem urgente.

Então, nos primeiros minutos do expediente, faça uma lista das tarefas para o dia e classifique-as no quadro importância x urgência. Priorize a execução das tarefas importantes, objetivando resolvê-las no mesmo dia.

As tarefas menos importantes e menos urgentes podem ser delegadas para um subordinado ou colega de trabalho. Ou, ainda, executadas após a resolução de todas as tarefas importantes. Assim, o tempo será bem aproveitado.

  • Aprenda a dizer não

Se não bastassem as tarefas diárias, muitos profissionais se sobrecarregam com atividades extras e de pouca importância.

Para manter o alto desempenho, não é proveitoso dizer “sim” para todo mundo. Além de tirar o foco do que realmente importa, isso gera uma carga extra de trabalho e até aumenta o nível de estresse no trabalho.

Por essa razão, é necessário aprender a dizer “não”. Foque sempre primeiro em suas tarefas, executando-as com maestria. Se sobrar tempo, diga “sim” ao trabalho extra e aproveite para aprender outras tarefas.

  • Conte com técnicas do tipo Pomodoro

A técnica Pomodoro (que significa “tomate”, em italiano) baseia-se na ideia de que pequenos intervalos ao longo do trabalho ajudam a manter a concentração e a ordem, além de revigorar as energias.

Em resumo, a técnica diz que é preciso dividir o trabalho em fluxos de 25 minutos cada (chamados de Pomodoro), e, depois de cada fluxo, é preciso fazer um intervalo de 5 minutos. Ou seja, blocos de 30 minutos.

Como cada pessoa tem um nível de desgaste físico e mental diferente, é possível personalizar seu fluxo de trabalho e intervalo. Por exemplo, trabalhar por 50 minutos seguidos e fazer um intervalo de 10 minutos.

Pode até parecer paradoxal e menos produtivo, mas não é. Ao se manter concentrado ao longo de todo o período e tirar um pequeno intervalo para revigorar as energias, você poderá entregar muito mais de si no trabalho.

  • Faça reuniões mais ágeis e produtivas

Alguns líderes gostam de se reunir com o time, e isso é muito bom para manter o alinhamento do trabalho e melhorar a comunicação interpessoal. No entanto, as reuniões devem ter início, meio e fim bem definidos.

Um dos principais “gargalos” para a produtividade é o excesso de reuniões desnecessárias. Portanto, nunca marque uma reunião quando um simples e-mail ou aviso no mural de recados é suficiente (é sério, nunca!).

Algumas dicas podem tornar a reunião mais rápida. Antes do encontro, escreva os principais pontos que serão discutidos. Não deixe isso à cargo da sua memória, pois ela pode falhar ou desviar o foco que interessa.

Aproveite para manter a equipe em pé, ninguém deve sentar, assim cria-se um senso de urgência e todos terão mais prontidão para expor sua ideia ou opinião. Assim, a reunião mantém-se objetiva do início ao fim.

  • Faça a gestão das tarefas com o Kanban

Algumas tarefas são mais complexas e não dá para solucioná-las no mesmo dia. Por exemplo, criar uma apresentação para os colegas de trabalho. Nesses casos, de ponta a ponta, é preciso fazer uma boa gestão.

Uma ótima ferramenta para isso é o Kanban (que significa “sinalização”, em japonês). Esse método sinaliza as tarefas que estão por fazer, em andamento e finalizadas. Para usá-lo, basta criar um quadro com três colunas:

  1. To do — a fazer;
  2. Doing — em andamento;
  3. Done — finalizado.

Escreva as tarefas em post-its e fixe-os no quadro Kanban, de acordo com o seu estágio. Se a apresentação de trabalho já está sendo feita, por exemplo, coloque-a na coluna “Doing” do seu quadro de tarefas.

O objetivo é criar um modelo de gestão à vista, no qual o estágio das tarefas pode ser sinalizado com facilidade. Isso aumenta a produtividade, o acerto e garante que tarefas importantes não sejam esquecidas.

  • Mantenha a agenda em ordem

Por fim, é preciso manter a agenda em ordem. Muitos profissionais têm pouca preocupação com o assunto, por isso vivem se esquecendo dos compromissos, procrastinando ou resolvendo tudo na última hora.

Use uma agenda física ou digital (o Google Agenda, por exemplo) para registrar os principais compromissos, suas datas e outros pontos importantes. Desse modo, a organização será uma consequência.

Aproveite para manter o correio eletrônico atualizado. Sempre que receber um novo e-mail arquive-o em local adequado, delegue-o para outra pessoa ou simplesmente jogue fora (se for spam ou material desnecessário).

Essas e outras pequenas mudanças na rotina contribuem para manter a organização e, por consequência, elevar a produtividade do trabalho. Logo, será factível fazer muito mais com os mesmos recursos disponíveis.

Enfim, agora você já sabe por onde começar a melhorar seu desempenho profissional! No início do dia, crie a sua matriz do tempo e estabeleça o que é importante ou urgente. Resolva as tarefas mais importantes primeiro. Em paralelo, aprenda dizer não, faça reuniões mais objetivas, use técnicas como o Pomodoro e mantenha a agenda sempre em ordem.

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